Régularisation des charges : le calendrier, la liste, et le piège de la prescription
Ne pas régulariser n’est sanctionné par aucun texte. Beaucoup en déduisent qu’ils peuvent laisser courir. C’est l’inverse : l’oubli maintient la prescription ouverte contre vous.
L'essentiel en 30 secondes
Dès que vous percevez des provisions, la régularisation des charges est annuelle et obligatoire (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). Seules les charges du décret n°87-713 sont récupérables, et cette liste est limitative : une dépense absente ne se récupère jamais, même si le bail la prévoit. Trois délais : le décompte se communique un mois avant, les justificatifs restent à disposition six mois, et tout se prescrit par trois ans (article 7-1). Le paradoxe : ne pas régulariser n'est sanctionné par aucun texte, mais tant que vous ne l'avez pas fait, la prescription ne court pas contre le locataire (Cass. 3e civ., 9 novembre 2017, n°16-22.445).
La régularisation des charges, c’est la corvée que tout le monde repousse. Et je comprends : aucun texte ne punit celui qui l’oublie, le syndic arrête ses comptes en avril, le locataire ne réclame rien. Alors on laisse filer une année, puis deux. Sauf que ce raisonnement, très répandu, repose sur une erreur de lecture d’un arrêt de la Cour de cassation. L’absence de sanction ne vous met pas à l’abri. Elle vous expose, et je vais vous montrer exactement comment.
Régularisation des charges : une liste que vous ne pouvez pas élargir
La régularisation des charges part d’un décret que vous connaissez peut-être sans le savoir : le n°87-713 du 26 août 1987. Il fixe la liste des charges récupérables sur le locataire.
Cette liste est limitative. Le mot n’est pas une nuance de juriste, il est tranchant : une dépense qui n’y figure pas ne se récupère jamais. Pas même si votre bail la prévoit, pas même si l’usage local le veut, pas même si le locataire a payé sans broncher pendant cinq ans. La clause serait réputée non écrite.
Et voici la comparaison qui rend tout limpide. Le décret voisin, le n°87-712, publié le même jour, fixe les réparations locatives. Celui-là dit que les réparations ont « notamment » ce caractère : sa liste n’est pas limitative. Deux textes du 26 août 1987, deux régimes rigoureusement opposés. Le législateur n’a rien laissé au hasard : il a voulu verrouiller ce que vous facturez, et laisser ouvert ce que le locataire entretient.
Régularisation des charges : ce qui passe, et ce qui ne passe pas
Voici le tri de la régularisation des charges, poste par poste. La règle qui gouverne l’ensemble tient en une phrase : l’entretien se récupère, le remplacement non.
Eau froide, eau chaude, chauffage collectif
Entretien des parties communes
Ascenseur : contrat d'entretien
Ascenseur : remplacement de la cabine
Espaces extérieurs, espaces verts
Gardien ou concierge
Taxe d'enlèvement des ordures ménagères
Le reste de la taxe foncière
Honoraires du syndic
Frais de gestion locative
Assurance de l'immeuble, assurance PNO
Ravalement de façade
Travaux d'amélioration
Remplacement d'un équipement
Récupérable locataire?
Oui
Oui
Oui
Non
Oui
Oui
Oui
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Les deux erreurs que je vois le plus souvent : faire passer un remplacement de chaudière collective pour de l’entretien, et glisser les honoraires du syndic dans les charges parce qu’ils figurent sur le décompte de copropriété. Le décompte du syndic n’est pas une clé de répartition entre vous et votre locataire. C’est à vous de faire le tri.
Bon à savoir
La TEOM est la seule ligne de la taxe foncière que vous puissiez récupérer. Mais elle ne se réclame pas à part : elle entre dans les provisions et se solde dans le décompte annuel. Un appel distinct en fin d'année, hors régularisation, est irrégulier. En meublé, vous pouvez opter pour un forfait de charges : pas de provisions, pas de régularisation des charges, mais le forfait doit rester proportionné aux charges réelles, sous peine d'être contesté. En bail mobilité, le forfait est la seule option.
Les 3 délais de la régularisation des charges
La régularisation des charges obéit à trois échéances, et aucune n’est celle que les bailleurs croient.
Un mois avant. Vous devez communiquer au locataire le décompte par nature de charges, et, en immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires. S’y ajoute, quand il y a chauffage ou eau chaude collectifs, une note d’information sur les modalités de calcul et la consommation individuelle du logement.
Six mois après. À compter de l’envoi du décompte, les pièces justificatives restent à disposition du locataire dans des conditions normales. Vous n’avez pas à les envoyer, seulement à les rendre consultables. Depuis 2015, le récapitulatif se transmet aussi par voie dématérialisée ou postale, à la demande.
Le 31 décembre de l’année suivante. Si la régularisation des charges n’est pas faite avant le terme de l’année civile suivant celle des dépenses, le locataire peut exiger de payer par douzième. Une régularisation des charges de 2025 faite en 2027 ? Il étale sur douze mois, et vous ne pouvez rien y redire.
Régularisation des charges : le paradoxe de l'oubli
Nous y voilà, et c’est le cœur du sujet. C’est le passage que je vous demande de lire lentement, parce qu’il inverse une intuition très ancrée.
La Cour de cassation l’a jugé le 9 novembre 2017 à propos de la régularisation des charges, dans un arrêt publié au Bulletin et au Rapport : l’obligation de régularisation annuelle n’est assortie d’aucune sanction. Le bailleur qui ne l’a pas faite conserve le droit de la faire plus tard et de réclamer les arriérés, dès lors qu’il produit les justificatifs.
Beaucoup s’arrêtent là et concluent : pas de sanction, donc pas de risque. C’est le contresens.
Car la même jurisprudence fixe le point de départ de la prescription triennale au jour de la régularisation, et non au jour où le locataire a versé ses provisions. Retournez la phrase : tant que vous n’avez pas régularisé, le délai de trois ans du locataire n’a pas commencé à courir. Son action en répétition de ce qu’il a payé en trop reste ouverte, indéfiniment.
Le bailleur qui n’a pas régularisé depuis huit ans ne s’est pas mis à l’abri. Il a construit une créance dormante contre lui-même, que le locataire pourra réveiller le jour de son départ, sur huit années.
Le point juridique
L'article 7-1 de la loi de 1989, créé par la loi ALUR du 24 mars 2014, a ramené la prescription de cinq ans à trois ans pour toutes les actions dérivant du bail. Le délai joue dans les deux sens : vous avez trois ans pour réclamer un solde à compter de la régularisation, le locataire en a trois pour demander la restitution d'un trop-perçu. La dissymétrie ne vient pas du texte, elle vient du point de départ.
Rattraper un oubli : jusqu'où pouvez-vous remonter ?
La question que tout le monde pose. La réponse tient en deux temps.
Vous pouvez reprendre la régularisation des charges d’une année oubliée, l’arrêt de 2017 le confirme. Mais votre créance se prescrit par trois ans. En pratique, vous pouvez donc réclamer les charges des trois dernières années, à condition de produire les justificatifs correspondants. Au-delà, la dette est éteinte.
Trois précautions si vous vous lancez. Sortez les décomptes du syndic année par année, sans eux vous n’avez rien. Prévenez le locataire que le rattrapage arrive, il pourra exiger l’étalement par douzième et il vaut mieux le lui proposer que le subir. Et réajustez la provision mensuelle dans la foulée, sinon vous refaites le même rattrapage dans trois ans.
Un mot sur le départ du locataire. Si les comptes de la copropriété ne sont pas arrêtés, vous conservez une provision plafonnée à 20 % du dépôt de garantie jusqu’à l’arrêté annuel, puis vous soldez dans le mois. Nous détaillons ce mécanisme dans notre article sur la retenue sur le dépôt de garantie.
Côté bailleur : la bonne provision vaut mieux que le meilleur décompte
Voilà ce que dix ans de litiges m’ont appris sur ce sujet précis.
Le contentieux de la régularisation des charges ne naît presque jamais du calcul. Il naît de l’écart. Un locataire qui verse 70 € et reçoit un appel de 900 € conteste, par réflexe, même si le décompte est juste. Le même locataire qui verse 110 € et reçoit un solde de 60 € ne conteste rien. Les deux décomptes sont exacts. Un seul finit en commission de conciliation.
La conséquence est contre-intuitive : votre meilleure protection n’est pas la rigueur du décompte, c’est la justesse de la provision. Ajustez-la chaque année, dans la foulée de la régularisation des charges. Vous n’avez pas besoin de l’accord du locataire, seulement de le lui notifier clairement, en vous appuyant sur les résultats de la régularisation précédente ou sur le budget prévisionnel.
Le reste est une question de suivi. Provisions encaissées, décompte du syndic, tri des postes récupérables, calcul, envoi : c’est exactement ce qu’un logiciel de gestion locative tient à jour, lot par lot. Et si vous êtes au régime réel, sachez que les charges non récupérables que vous supportez sont, elles, déductibles de vos revenus : voyez notre article sur les charges déductibles.
Question
La liste du décret 87-713 est-elle limitative ?
Une clause du bail peut-elle l'élargir ?
Communication du décompte
Justificatifs à disposition
Dois-je envoyer les justificatifs ?
Régularisation faite après le 31 déc. N+1
Prescription
Ne pas régulariser est-il sanctionné ?
Jusqu'où rattraper un oubli ?
Forfait de charges
Réponse
Oui, contrairement au 87-712
Non, elle est réputée non écrite
1 mois avant la régularisatio
6 mois après l'envoi du décompte
Non, les tenir consultables suffit
le locataire peut payer par douzième
3 ans, à compter de la régularisation
Non mais la prescription ne court pas
3 ans, justificatifs à l'appui
meublé seulement, obligatoire en bail mobilité
Et si vous alliez plus loin ?
La régularisation, une fois par an, sans y penser
Provisions encaissées, décompte du syndic, tri des postes récupérables, solde calculé et envoyé. Et la provision réajustée dans la foulée.
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Ancien commissaire de justice · Fondateur de Qalimo
sOURCES
- Article 23 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 · provisions et régularisation annuelle
- Article 7-1 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989, créé par la loi ALUR du 24 mars 2014 · prescription triennale
- Décret n°87-713 du 26 août 1987 · liste limitative des charges récupérables
- Décret n°87-712 du 26 août 1987 · réparations locatives, liste non limitative
- Cass. 3e civ., 9 novembre 2017, n°16-22.445, publié au Bulletin et au Rapport
- Décret n°2020-886 du 20 juillet 2020 · individualisation des frais de chauffage
- ADIL · décryptage sur l’absence ou le retard de régularisation des charges