Politique de confidentialité

1. Préambule

La société QALIMO, soucieuse des droits des individus, notamment au regard des traitements automatisés, et dans une volonté de transparence avec ses clients, a mis en place la présente politique reprenant l’ensemble des traitements de données à caractère personnel qu’elle opère, les finalités poursuivies par ces derniers, ainsi que les moyens d’action à la disposition des individus afin qu’ils puissent au mieux exercer leurs droits.

La présente Politique de Confidentialité a pour objet d’informer les utilisateurs (ci-après les « Utilisateurs » ou « vous ») sur la manière dont QALIMO collecte, utilise, protège et conserve leurs données à caractère personnel, conformément :

au Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (« RGPD »),
à la Loi Informatique et Libertés modifiée du 6 janvier 1978,
aux recommandations de la CNIL,
et aux exigences des partenaires publics et privés intervenant dans le cadre du service.

Pour toute information complémentaire sur la protection des données personnelles, nous vous invitons à consulter le site de la CNIL : https://www.cnil.fr/

2. Responsable de traitement

La société QALIMO, SAS au capital de 1 110 euros, immatriculée au RCS de Versailles sous le numéro 983 757 865, dont le siège social est situé 16 rue de la Mare aux Loups, 78120 Clairefontaine-en-Yvelines, représentée par la SAS OLCANIS, présidée par M. Nicolas THOMAS (ci-après « QALIMO » ou « nous »), édite la plateforme accessible aux adresses https://www.qalimo.fr et https://app.qalimo.fr (ci-après la « Plateforme »).

QALIMO agit en responsable de traitement pour les données collectées sur la Plateforme et liées à l’utilisation de ses services, et en sous-traitant pour le compte de ses utilisateurs professionnels lorsqu’elle héberge ou traite des données locatives sous leur direction.

Délégué à la protection des données (DPO) : Nicolas THOMAS, contact@qalimo.fr, est à votre disposition pour toute question relative à la protection de vos données personnelles.

Hébergeur : la Plateforme est hébergée par SAS ADISTA, dont le siège social est situé 9 rue Blaise Pascal – Site Technologique Saint Jacques, 54320 Maxéville (France). Les données sont stockées sur des serveurs localisés dans l’Union européenne.

3. Données collectées

QALIMO collecte uniquement les données strictement nécessaires à la fourniture et à la sécurisation de ses services.

3.1 Données d’identification

Pour une personne physique : nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, adresse postale, e-mail, numéro de téléphone, situation professionnelle, justificatifs d’identité.
Pour une personne morale : dénomination, forme juridique, SIREN/SIRET, siège social, nom et prénom du représentant légal, e-mail et téléphone professionnel.

3.2 Données locatives et contractuelles

Informations relatives au bien immobilier (adresse, surface, type, loyer, charges, DPE, etc.).
Données issues des baux, états des lieux, quittances, révisions de loyers, échanges locatifs, etc.
Informations concernant les locataires, garants et candidats : dossier, situation professionnelle, justificatifs de revenus et de domicile, pièces d’identité, etc.

3.3 Données financières et de paiement

Coordonnées bancaires (IBAN/BIC) du bailleur et du locataire, historique de prélèvements et reversements.
Informations de paiement transmises par les prestataires Stripe, GoCardless et Linxo (transactions, montants, statut, justificatifs).

3.4 Données techniques

Données de connexion (adresse IP, logs, navigateur, système d’exploitation, temps de connexion).
Cookies techniques nécessaires au bon fonctionnement de la Plateforme.

3.5 Données issues de partenaires

Certaines données peuvent être échangées avec des partenaires de QALIMO :

Oodrive (signature électronique et archivage),
Qlower (comptabilité locative),
GoCardless / Linxo (paiements et agrégation bancaire),
AssurAgent / Dépozen (assurances locatives et dépôts de garantie),
DossierFacile (vérification anti-fraude des dossiers).

4. Finalités et bases légales des traitements

Les données personnelles collectées auprès des Utilisateurs ont pour objectif la mise à disposition des services de la Plateforme, leur amélioration et le maintien d’un environnement sécurisé. La base légale principale des traitements est l’exécution du contrat entre l’Utilisateur et la Plateforme ; certains traitements reposent sur le respect d’une obligation légale ou sur l’intérêt légitime de QALIMO (sécurité, lutte contre la fraude, amélioration du service).

Vos données sont traitées pour les finalités suivantes :

Fournir les services Qalimo et gérer la relation contractuelle.
Créer, sécuriser et administrer les comptes utilisateurs.
Permettre la gestion complète du cycle locatif (baux, loyers, documents, états des lieux, comptabilité).
Assurer la facturation, les paiements et la souscription d’assurances.
Vérifier l’authenticité des documents locataires (via DossierFacile).
Offrir des services additionnels (signature électronique, assistance, déclarations fiscales, etc.).
Améliorer la qualité et la sécurité du service (détection d’erreurs, optimisation technique).
Respecter les obligations légales de QALIMO (tenue comptable, obligations fiscales, ORIAS).
Lutter contre la fraude, le blanchiment d’argent et les comportements abusifs.
Communiquer avec l’Utilisateur (support, relances, alertes, notifications).

5. Connecteurs et assistants IA (protocole MCP)

Qalimo propose un connecteur fondé sur le protocole ouvert MCP (Model Context Protocol) permettant aux Utilisateurs qui le souhaitent de consulter et de gérer leurs données locatives depuis un assistant IA tiers (par exemple Claude d’Anthropic, ChatGPT d’OpenAI ou Gemini de Google).

Activation volontaire et consentement. Le connecteur n’est jamais actif par défaut. Son utilisation suppose que l’Utilisateur connecte lui-même son compte Qalimo à l’assistant de son choix via un flux d’autorisation OAuth 2.0, au cours duquel un écran de consentement détaille les accès demandés. Aucune donnée n’est transmise à un assistant IA sans cette autorisation explicite.

Données accessibles. Selon les autorisations accordées, le connecteur permet à l’assistant, sur instruction de l’Utilisateur uniquement :

en lecture (scope « read ») : la consultation des profils bailleurs, biens, locataires, soldes, écritures comptables et documents locatifs (baux, quittances, états des lieux) du compte de l’Utilisateur ;
en écriture (scope « write ») : la création ou la modification d’écritures comptables et la génération de documents (quittances de loyer, avis d’échéance).

Le connecteur donne uniquement accès aux données du compte de l’Utilisateur authentifié, dans la limite des autorisations dont ce dernier dispose déjà sur la Plateforme.

Rôle des fournisseurs d’assistants IA. Les requêtes adressées à la Plateforme via le connecteur sont émises par le fournisseur de l’assistant IA (Anthropic, OpenAI, Google ou autre) pour le compte et sur instruction de l’Utilisateur. Les conversations tenues avec l’assistant, y compris les données Qalimo qui y sont restituées, sont traitées par ce fournisseur conformément à sa propre politique de confidentialité, que l’Utilisateur est invité à consulter. QALIMO ne transmet aucune donnée à ces fournisseurs de sa propre initiative, ne leur vend aucune donnée et n’utilise pas les données des Utilisateurs pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.

Révocation. L’Utilisateur peut à tout moment révoquer l’accès du connecteur, soit en supprimant le connecteur dans les paramètres de son assistant IA, soit en révoquant l’autorisation depuis son compte Qalimo, soit en en faisant la demande à contact@qalimo.fr. La révocation invalide les jetons d’accès associés et met fin immédiatement à tout nouvel accès aux données.

Journalisation. Les accès effectués via le connecteur sont journalisés (date, outil appelé, compte concerné) aux fins de sécurité et de traçabilité, pour les durées indiquées à l’article 7.

6. Partage des données personnelles avec des tiers

Les données personnelles peuvent être partagées avec des sociétés tierces exclusivement dans les cas suivants :

quand l’Utilisateur utilise les services de paiement : pour la mise en œuvre de ces services, la Plateforme est en relation avec des sociétés bancaires et financières tierces avec lesquelles elle a passé des contrats ;
lorsque l’Utilisateur publie, dans les zones de commentaires libres de la Plateforme, des informations accessibles au public ;
quand l’Utilisateur autorise le site web ou l’application d’un tiers à accéder à ses données, notamment via le connecteur décrit à l’article 5 ;
quand la Plateforme recourt aux services de prestataires pour fournir l’assistance utilisateurs, la publicité et les services de paiement. Ces prestataires disposent d’un accès limité aux données de l’Utilisateur, dans le cadre de l’exécution de ces prestations, et ont l’obligation contractuelle de les utiliser en conformité avec les dispositions de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel ;
si la loi l’exige, la Plateforme peut effectuer la transmission de données pour donner suite aux réclamations présentées contre la Plateforme et se conformer aux procédures administratives et judiciaires.

Transferts hors Union européenne. Certains prestataires (notamment Stripe) peuvent traiter des données en dehors de l’Union européenne. Ces transferts sont encadrés par des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, ou des garanties équivalentes assurant un niveau de protection conforme au RGPD.

QALIMO ne vend ni ne loue les données personnelles de ses Utilisateurs à des tiers.

7. Durées de conservation

La Plateforme conserve vos données pour la durée nécessaire à la fourniture de ses services ou de son assistance. À titre indicatif, les principales durées de conservation sont les suivantes :

Données du compte utilisateur (identification, paramètres, préférences) : pendant toute la durée de l’abonnement, puis jusqu’à trois (3) ans après la clôture du compte, à des fins de prospection commerciale et de défense en justice.
Documents contractuels et comptables (baux, quittances, avis d’échéance, écritures et pièces comptables, factures) : cinq (5) ans, conformément aux obligations légales applicables.
Dossiers et candidatures de locataires : voir les précisions ci-dessous.
Journaux techniques et de connexion (logs, accès via le connecteur MCP) : pour la durée nécessaire aux finalités de sécurité et de traçabilité, dans le respect des durées légales.

Dans la mesure raisonnablement nécessaire ou requise pour satisfaire aux obligations légales ou réglementaires, régler des litiges, empêcher les fraudes et abus ou appliquer nos modalités et conditions, nous pouvons également conserver certaines de vos informations, si nécessaire, même après la fermeture de votre compte ou lorsque nous n’en avons plus besoin pour vous fournir nos services.

7.1 Suppression du compte par l’Utilisateur

L’Utilisateur peut supprimer lui-même son compte à tout moment depuis son espace utilisateur. La suppression du compte entraîne la suppression de l’ensemble des données associées à ce compte : aucune donnée n’est conservée par QALIMO à l’issue de cette suppression, sous réserve des données que la loi impose de conserver (notamment les documents comptables) pour les durées et finalités mentionnées ci-dessus.

7.2 Suppression automatique des candidatures locataires

Toutes les candidatures adressées par un candidat à un logement sont définitivement supprimées dans un délai maximum de douze (12) mois lorsque le candidat n’a pas été retenu par le propriétaire pour devenir locataire. La suppression automatique des candidatures entraîne la suppression automatique de l’ensemble des données qui y sont associées (dossier, justificatifs, pièces d’identité, informations de situation, etc.).

8. Vos droits

En application de la réglementation applicable aux données à caractère personnel, les Utilisateurs disposent des droits suivants :

le droit d’accès : connaître les données personnelles les concernant, en écrivant à l’adresse électronique mentionnée ci-dessous. Dans ce cas, avant la mise en œuvre de ce droit, la Plateforme peut demander une preuve de l’identité de l’Utilisateur afin d’en vérifier l’exactitude ;
le droit de rectification : si les données à caractère personnel détenues par la Plateforme sont inexactes, demander la mise à jour des informations ;
le droit de suppression : demander la suppression de leurs données à caractère personnel, conformément aux lois applicables en matière de protection des données ;
le droit à la limitation du traitement : demander à la Plateforme de limiter le traitement des données personnelles conformément aux hypothèses prévues par le RGPD ;
le droit d’opposition : s’opposer à ce que leurs données soient traitées conformément aux hypothèses prévues par le RGPD ;
le droit à la portabilité : réclamer que la Plateforme leur remette les données personnelles qu’ils ont fournies pour les transmettre à une nouvelle plateforme.

Vous pouvez exercer ces droits en nous contactant à l’adresse suivante : QALIMO, 16 rue de la Mare aux Loups, 78120 Clairefontaine-en-Yvelines, ou par e-mail à l’adresse : contact@qalimo.fr.

Vous pouvez aussi vous adresser à notre délégué à la protection des données : Nicolas THOMAS, contact@qalimo.fr.

Toute demande doit être accompagnée de la photocopie d’un titre d’identité en cours de validité signé et faire mention de l’adresse à laquelle l’éditeur pourra contacter le demandeur. La réponse sera adressée dans le mois suivant la réception de la demande. Ce délai d’un mois peut être prolongé de deux mois si la complexité de la demande et/ou le nombre de demandes l’exigent.

Depuis la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016, les personnes qui le souhaitent ont la possibilité d’organiser le sort de leurs données après leur décès. Pour plus d’informations sur le sujet, vous pouvez consulter le site Internet de la CNIL : https://www.cnil.fr/.

Les Utilisateurs peuvent aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL sur le site https://www.cnil.fr. Nous vous recommandons de nous contacter dans un premier temps avant de déposer une réclamation, car nous sommes à votre entière disposition pour régler votre problème.

9. Sécurité et confidentialité

QALIMO met en œuvre des mesures de sécurité conformes à l’état de l’art, notamment :

chiffrement des échanges (SSL/TLS),
stockage sur serveurs sécurisés localisés dans l’UE,
contrôle d’accès par authentification et gestion des habilitations,
sauvegardes chiffrées et supervision continue,
audits réguliers de sécurité et de conformité,
politique interne stricte de confidentialité des employés et prestataires.

En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour vos droits, QALIMO notifiera la CNIL dans un délai de 72 heures et, le cas échéant, les personnes concernées.

10. Cookies

Lors de votre première navigation sur le site, une bannière vous permet d’accepter ou de refuser le dépôt des cookies non essentiels ; votre choix est conservé treize (13) mois et modifiable à tout moment.

10.1 L’utilisation de cookies

Notre site internet https://www.qalimo.fr utilise des cookies. Un cookie est un petit fichier qui est envoyé avec les pages de ce site Web et/ou les applications Flash et qui est stocké par votre navigateur sur votre disque dur à partir de votre ordinateur, téléphone portable, montre connectée ou tablette. Les informations qui y sont stockées peuvent être retournées à nos serveurs lors d’une visite ultérieure.

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10.2 Consentement

Votre consentement est requis pour l’utilisation de certains cookies. Nous le recueillons au moyen d’une bannière informative.

10.3 Le type de cookies utilisés et leurs objectifs

Nous utilisons les cookies suivants :

Cookies fonctionnels : ils nous permettent d’améliorer le fonctionnement du site internet et de le rendre plus convivial pour le visiteur. Par exemple, nous stockons vos données de connexion.
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Google Adwords Conversion : outil de suivi des campagnes publicitaires Adwords.
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10.7 Remarques

Nous devrons mettre à jour cette politique d’utilisation des cookies régulièrement, par exemple lorsque nous modifions notre site Web ou les règles le concernant. Nous vous prions de consulter cette page pour prendre connaissance de la dernière version de notre politique d’utilisation des cookies. Si vous avez des questions et/ou des commentaires, veuillez nous contacter à l’adresse e-mail suivante : contact@qalimo.fr.

11. Modification de la présente politique

QALIMO peut modifier la présente Politique de Confidentialité à tout moment, notamment pour tenir compte des évolutions légales, réglementaires ou fonctionnelles de la Plateforme. La version en ligne est la seule opposable pendant toute la durée d’utilisation de la Plateforme. En cas de modification substantielle, les Utilisateurs en seront informés par tout moyen approprié (notification sur la Plateforme ou e-mail).

12. Contact

Pour toute question relative à la présente politique ou à vos données personnelles : contact@qalimo.fr.