Dossier de location : les pièces que vous pouvez demander, et celles interdites
La loi fixe une liste fermée de justificatifs : identité, domicile, activité, ressources, pour le candidat comme pour son garant. Tout le reste est interdit, et un relevé bancaire demandé « pour être sûr » peut coûter jusqu'à 3 000 € d'amende. La liste officielle, les pièces interdites et une checklist pour vérifier la vôtre.
Nicolas Thomas, ancien commissaire de justice, fondateur de QalimoRègles vérifiées le 27 octobre 2026
Un bailleur ne peut exiger d'un candidat locataire et de sa caution que les pièces listées par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 : un justificatif d'identité, un justificatif de domicile, un ou plusieurs justificatifs d'activité professionnelle et de ressources. Aucun autre document ne peut être exigé (article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989). La règle vaut pour les locations vides ou meublées de résidence principale, colocation comprise, pour chaque colocataire. Le candidat remet des copies ; vous pouvez demander à voir l'original.
- Identité
- Une seule pièce en cours de validité, avec photographie.
- Domicile
- Un seul justificatif, dans la liste officielle.
- Activité
- Un ou plusieurs documents : contrat, K bis, carte d'étudiant…
- Ressources
- Un ou plusieurs documents : avis d'imposition, bulletins…
Dans les dossiers de location que j'ai vus passer, le relevé bancaire revenait sans cesse, demandé « pour être sûr ». Le bailleur croyait se protéger, alors qu'il se mettait en faute, et l'annonce ou le message envoyé au candidat en gardait la trace. Les pièces de la liste officielle disent déjà l'essentiel sur la solvabilité. Le reste n'apporte que des ennuis.
Nicolas Thomas, ancien commissaire de justice
Votre liste de pièces est-elle conforme ?
Cochez les documents que vous comptez demander, au candidat ou à son garant. La checklist signale ceux qui sont interdits, et ceux qui ne sont permis qu'à défaut d'une autre pièce.
- Chaque pièce cochée apparaît ici avec la règle qui s'applique.
Indicatif. La checklist reprend la liste du décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 et les pièces interdites par l'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989. Les pièces d'activité et de ressources se demandent « une ou plusieurs » ; l'identité et le domicile, une seule.
Ce que vous pouvez demander au candidat locataire
Une liste limitative, en vigueur pour les dossiers déposés depuis le 8 novembre 2015. Une seule pièce pour l'identité et pour le domicile ; une ou plusieurs pour l'activité et les ressources.
Identité une seule pièce
- Carte nationale d'identité, française ou étrangère
- Passeport, français ou étranger
- Permis de conduire, français ou étranger
- Document justifiant du droit au séjour : carte de séjour temporaire, carte de résident, carte de ressortissant de l'Union européenne ou de l'EEE
En cours de validité, avec la photographie.
Domicile une seule pièce
- Les 3 dernières quittances de loyer ou, à défaut, une attestation du précédent bailleur indiquant que le locataire est à jour
- Une attestation d'élection de domicile
- Une attestation sur l'honneur de l'hébergeant
- Le dernier avis de taxe foncière ou le titre de propriété de la résidence principale
Activité professionnelle une ou plusieurs
- Contrat de travail ou de stage ou, à défaut, attestation de l'employeur (emploi, rémunération proposée, date d'entrée en fonctions, période d'essai)
- Extrait K ou K bis de moins de 3 mois (entreprise commerciale)
- Extrait D1 du répertoire des métiers de moins de 3 mois (artisan)
- Certificat d'identification INSEE (travailleur indépendant)
- Carte professionnelle (profession libérale)
- Toute pièce récente attestant de l'activité (autres professionnels)
- Carte d'étudiant ou certificat de scolarité de l'année en cours
Ressources une ou plusieurs
- Dernier ou avant-dernier avis d'imposition ou de non-imposition (ou document équivalent d'une administration fiscale étrangère)
- 3 derniers bulletins de salaire
- Justificatif de versement des indemnités de stage
- 2 derniers bilans ou attestation de ressources de l'exercice en cours établie par un comptable (non-salariés)
- Justificatif des pensions, retraites, prestations sociales et familiales des 3 derniers mois, ou de l'ouverture des droits
- Attestation de simulation des aides au logement
- Avis d'attribution de bourse (étudiant boursier)
- Titre de propriété d'un bien immobilier ou dernier avis de taxe foncière
- Justificatif de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers
Copies, français, euros. Le candidat remet des copies ; vous pouvez demander à voir l'original, sans le conserver. Les pièces sont rédigées ou traduites en français, et les montants convertis en euros. La page candidature reprend cette liste pour les candidats qui déposent leur dossier sur Qalimo.
Fiche de renseignement du locataire et trois quittances
Deux réflexes de bailleur que le décret encadre : la fiche que l'on fait remplir au candidat, et les quittances demandées comme justificatif de domicile.
La fiche de renseignement
- Aucun modèle officiel. Aucun texte n'impose ni ne définit de fiche de renseignement. Elle est permise si elle ne recueille que ce que le décret vous autorise à vérifier : identité, domicile, activité professionnelle, ressources, et les mêmes éléments pour le garant.
- Ce qu'elle peut contenir. Nom, coordonnées, adresse actuelle, profession et employeur, type de contrat, revenus, garant envisagé ou visa Visale. Chaque information doit pouvoir être justifiée par une pièce de la liste.
- Ce qu'elle ne doit pas demander. Une fiche ne contourne pas la liste : ni carte Vitale ou numéro de sécurité sociale, ni données bancaires, ni santé, ni casier judiciaire. La CNIL juge non pertinentes les données sur la situation personnelle au stade de la recherche ; l'identité d'un conjoint n'intervient qu'après le choix du locataire, s'il devient cotitulaire du bail.
- Pas avant la visite. La CNIL rappelle qu'une visite ne se conditionne pas à la remise de justificatifs : avant la visite, l'identité, les coordonnées et les critères de recherche suffisent.
Pourquoi trois quittances ?
- C'est la formule du décret. Pour justifier de son domicile, le candidat peut fournir ses trois dernières quittances de loyer. Elles prouvent son adresse et trois mois de loyers réglés.
- Une option parmi d'autres. Un candidat hébergé fournit l'attestation sur l'honneur de son hébergeant, un propriétaire son dernier avis de taxe foncière ou son titre de propriété, une personne domiciliée son attestation d'élection de domicile. Vous ne pouvez exiger qu'un seul justificatif de domicile.
- L'attestation du bailleur, à défaut seulement. Elle n'est admise que si le candidat ne peut pas présenter ses quittances, et indique qu'il est à jour de ses loyers et charges.
- Une seule pour le garant. Le décret ne prévoit pour lui que la dernière quittance, au même rang qu'une facture d'énergie ou une attestation d'assurance habitation de moins de trois mois.
Ce que vous pouvez demander au garant
Garant personne physique
- Identité : carte d'identité, passeport ou permis de conduire, français ou étranger, ou document justifiant du droit au séjour.
- Domicile, une seule pièce : dernière quittance de loyer ; facture d'eau, de gaz ou d'électricité de moins de 3 mois ; attestation d'assurance habitation de moins de 3 mois ; dernier avis de taxe foncière ou titre de propriété de la résidence principale.
- Activité : la même liste que le candidat, sans la carte d'étudiant ni le certificat de scolarité.
- Ressources : dernier avis d'imposition ; 3 derniers bulletins de salaire ; 2 derniers bilans ou attestation comptable ; prestations des 3 derniers mois ; titre de propriété ou avis de taxe foncière ; revenus fonciers, rentes viagères ou revenus de capitaux mobiliers.
Garant personne morale
- Un extrait K bis de moins de 3 mois ou les statuts, ou toute pièce attestant l'existence légale de la personne morale, avec le nom du dirigeant et le siège.
- Le justificatif d'identité du représentant légal.
Garantie Visale
- Le candidat fournit le visa certifiant l'octroi de la garantie d'Action Logement. Vous créez votre espace sur Visale.fr, saisissez le numéro de visa et validez l'acte de caution avant la signature du bail.
Caution et assurance loyers impayés ne se cumulent pas. Si vous avez souscrit une assurance loyers impayés, vous ne pouvez pas exiger en plus une caution, sauf si le locataire est étudiant ou apprenti. Et vous ne pouvez pas refuser une caution parce qu'elle n'a pas la nationalité française (article 22-1 de la loi du 6 juillet 1989).
Des pièces que vous ne pouvez jamais demander
Ni au candidat, ni à son garant, même s'ils proposent de les fournir. Ces exemples viennent de l'ancienne liste de l'article 22-2 : depuis la loi ALUR, toute pièce absente de la liste du décret n° 2015-1437 est interdite.
- Une photographie d'identité, hormis celle de la pièce d'identité
- La carte d'assuré social
- La copie d'un relevé de compte bancaire ou postal
- Une attestation de bonne tenue de compte bancaire ou postal
- Une attestation d'absence de crédit en cours
- Une autorisation de prélèvement automatique
- Le jugement de divorce, à l'exception du paragraphe commençant par « Par ces motifs »
- L'attestation du précédent bailleur, si le candidat peut présenter d'autres justificatifs
- L'attestation de l'employeur, si le contrat de travail et les derniers bulletins de salaire peuvent être fournis
- Le contrat de mariage
- Le certificat de concubinage
- Un chèque de réservation de logement
- Le dossier médical personnel
- L'extrait de casier judiciaire
- La remise de biens, de valeurs ou d'une somme d'argent sur un compte bloqué
- Plus de deux bilans pour un travailleur indépendant
- La copie des informations du fichier FICP, ou l'information de non-inscription
La sanction. Une amende administrative jusqu'à 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale, prononcée par le préfet après que le bailleur a pu présenter ses observations, au plus tard un an après les faits. Elle vise aussi l'agent immobilier qui demande ces pièces. L'article 22-2 interdit également d'imposer la cosignature d'un ascendant ou d'un descendant du candidat.
Discrimination et données personnelles : les deux autres limites
Un refus fondé sur des critères objectifs
Refuser un candidat pour des revenus insuffisants est un critère objectif. Le refuser notamment pour son origine, son sexe, sa situation de famille, une grossesse, son apparence physique, sa particulière vulnérabilité économique, son patronyme, son lieu de résidence, son état de santé, son handicap, ses mœurs, son orientation sexuelle, son identité de genre, son âge, ses opinions politiques, ses activités syndicales, sa langue ou son appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation, une prétendue race ou une religion est une discrimination (article 1er de la loi de 1989, article 225-1 du code pénal).
Elle est punie de 3 ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende (225 000 € pour une personne morale). La victime peut porter plainte dans les 6 ans ou saisir gratuitement le Défenseur des droits ; le testing est admis comme preuve.
Des pièces à détruire quand elles ne servent plus
Les justificatifs sont des données personnelles. Le référentiel de la CNIL sur la gestion locative (6 mai 2021) vise les bailleurs professionnels et les professionnels de l'immobilier, mais un particulier peut s'en inspirer : ne collecter que les pièces du décret, supprimer ou restituer celles fournies en trop, informer les candidats lors de la collecte.
Pour apprécier la solvabilité, le référentiel retient une conservation de 3 mois en base active. La CNIL insiste sur la limitation de la conservation, « tout particulièrement dans le cas où la demande est finalement rejetée » : un dossier refusé ne se garde pas « au cas où ».
DossierFacile, le dossier numérique de l'État. Le candidat y dépose ses pièces, recouvertes de filigranes contre la fraude, et partage un dossier vérifié par l'État par un lien à durée limitée. Le risque de fraude ne permet pas pour autant de demander des pièces supplémentaires, comme des relevés bancaires.
Écrivez la liste des pièces demandées dans l'annonce ou dans le message envoyé aux candidats, et tenez-vous-y. Une liste écrite, conforme au décret, vous protège en cas de contrôle ou de plainte, et évite de recevoir des documents que vous n'avez pas le droit de garder. Les deux pièges les plus fréquents : exiger l'attestation de l'ancien propriétaire alors que le candidat a ses quittances, et l'attestation de l'employeur alors qu'il a son contrat et ses bulletins. Pour le garant, voyez aussi l'acte de caution solidaire et la garantie Visale.
Les six erreurs du dossier de location
Demander les relevés bancaires
Le relevé de compte et l'attestation de bonne tenue de compte sont interdits, même pour vérifier un dossier qui paraît douteux.
Encaisser des frais de dossier
Aucune somme ne peut être demandée avant la signature du bail : ni frais d'étude, ni chèque de réservation.
Cumuler garant et assurance
Avec une assurance loyers impayés, la caution n'est possible que pour un étudiant ou un apprenti.
Exiger plusieurs pièces d'identité
Une seule pièce d'identité et un seul justificatif de domicile. Seules l'activité et les ressources admettent plusieurs documents.
Garder un original
Le candidat remet des copies. Vous pouvez voir l'original, pas le conserver.
Archiver les dossiers refusés
Les pièces d'un candidat non retenu se détruisent dès qu'elles ne sont plus utiles.
Des dossiers complets, comparés sur les mêmes critères
Les candidats déposent leur dossier en ligne, gratuitement. Vous comparez, vous choisissez, le bail se prépare.
L'invitation
Le candidat crée son compte, remplit son dossier et joint ses justificatifs et son garant, personne physique ou Visale.
L'indice de confiance
Une note sur 5 qui tient compte des revenus, du statut professionnel et du type de garantie. Elle aide à comparer, elle ne décide pas à votre place.
Du candidat au bail
« Convertir en locataire » reprend le bien et le candidat retenu, puis le bail se génère avec ses informations.
Dossier de location : vos questions
Quelles pièces un bailleur peut-il demander à un candidat locataire ?
Un propriétaire peut-il demander un relevé de compte bancaire ?
Le candidat doit-il fournir des originaux ?
Que risque un bailleur qui demande une pièce interdite ?
Peut-on demander une attestation de l'ancien propriétaire ?
Quels documents demander au garant ?
Combien de temps garder le dossier d'un candidat refusé ?
Pourquoi demander 3 quittances de loyer ?
Peut-on faire remplir une fiche de renseignement au candidat locataire ?
Sources
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, articles 1er, 22-1 et 22-2 ; décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, modifié par le décret n° 2019-1019 du 3 octobre 2019.
- ANIL, candidat locataire et sa caution : liste des pièces justificatives exigibles ; ADIL 44, quels justificatifs le propriétaire peut-il demander (19 juin 2026).
- Service-public.fr : documents à fournir pour louer, discrimination au logement, garantie Visale.
- INC, les 17 documents qui ne peuvent être demandés par le bailleur.
- Défenseur des droits, guide « Louer sans discriminer » (2025).
- CNIL, référentiel relatif à la gestion locative (6 mai 2021) ; pièces justificatives pour l'accès à la location (9 juillet 2019).
- ANIL, impayés de loyer (cumul caution et assurance) ; DossierFacile.
Le bon locataire se choisit
sur un dossier conforme.
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