Restitution du dépôt de garantie : délais, retenues et modèle de courrier
Un bailleur perd rarement ce litige sur le fond. Il le perd sur la forme : pas d'état des lieux comparable, un forfait sorti de nulle part, un solde rendu trop tard. Les délais de restitution, les trois conditions d'une retenue valable, un calculateur du solde et de la date limite, et le modèle de courrier.
Nicolas Thomas, ancien commissaire de justice, fondateur de QalimoTextes vérifiés le 24 octobre 2026
Le bailleur peut retenir sur le dépôt de garantie les sommes que le locataire lui doit encore, à condition qu'elles soient dûment justifiées (article 22 de la loi du 6 juillet 1989). Pour des dégradations, il faut un écart entre l'état des lieux d'entrée et celui de sortie, une cause imputable au locataire et un montant chiffré, déduction faite de la vétusté. Le dépôt se rend dans le mois de la remise des clés si l'état des lieux de sortie est conforme, dans les deux mois sinon, sous peine d'une majoration de 10 % du loyer hors charges par mois de retard commencé.
- Un écart
- Constaté en comparant l'état des lieux d'entrée et celui de sortie.
- Une cause
- Imputable au locataire, pas à l'usure normale.
- Un montant
- Réel et chiffré, vétusté déduite. Jamais un forfait.
- Un délai
- Un ou deux mois après la remise des clés.
J'ai vu beaucoup de bailleurs perdre ce contentieux, et presque jamais sur le fond. Le carrelage était bien fêlé, la moquette bien brûlée. Ils perdaient sur la forme : pas d'état des lieux opposable, un montant forfaitaire, un décompte envoyé trop tard. Une retenue se gagne le jour de l'entrée dans les lieux, pas le jour de la sortie.
Nicolas Thomas, ancien commissaire de justice
Le solde à rendre, et la date limite
Saisissez le dépôt, le total des retenues justifiées (dégradations vétusté déduite, loyers ou charges impayés) et la date de remise des clés. Si vous avez déjà restitué, ajoutez la date : le calculateur dit si une majoration est due.
Calcul indicatif. Délai d'un mois si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, de deux mois sinon, à compter de la remise des clés en main propre ou par lettre recommandée. Provision de 20 % au plus en immeuble collectif, jusqu'à l'arrêté annuel des comptes. Majoration de 10 % du loyer mensuel en principal par période mensuelle commencée en retard, non due si le retard résulte de l'absence de transmission de la nouvelle adresse (article 22 de la loi du 6 juillet 1989).
Pouvez-vous le retenir ?
Huit situations de fin de bail. Pour chacune : retenue possible, ou retenue qui tombera devant le juge ?
Devis, facture, état des lieux : ce que le juge regarde
Le devis suffit
On lit souvent qu'il faut une facture acquittée. La Cour de cassation a jugé que l'indemnisation du bailleur n'est pas subordonnée à l'exécution des travaux : un devis peut donc justifier la retenue (Cass. 3e civ., 3 avril 2001, n° 99-13.668 ; 2 octobre 2007, n° 06-18.142). Le juge peut en revanche réduire un devis qu'il estime excessif.
Le solde d'abord, les pièces ensuite
Ce qui doit partir dans le délai, c'est le solde. Les justificatifs peuvent suivre : le juge ne peut pas écarter une déduction au seul motif qu'ils ont été produits après les deux mois (Cass. 3e civ., 8 décembre 2009, n° 08-20.340).
Sans état des lieux, une présomption
Sans état des lieux d'entrée, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives, sauf preuve contraire (article 1731 du code civil), sauf si le bailleur a fait obstacle à son établissement (article 3-2). Sans état des lieux de sortie, le bailleur n'a plus de constat à opposer et doit prouver les dégradations par d'autres moyens.
Un état des lieux comparable
Les deux états des lieux doivent permettre la comparaison, pièce par pièce (décret n° 2016-382). Des cases « bon état » cochées par confort à l'entrée condamnent la retenue à la sortie.
Signé par les bonnes personnes
Contradictoire, établi par les parties ou un tiers mandaté par elles. À défaut d'accord, un commissaire de justice, frais partagés par moitié (article 3-2 de la loi de 1989).
La vétusté déduite
Le locataire ne répond pas de l'usure due au temps. Une moquette de huit ans ne se facture pas au prix du neuf : si une grille de vétusté a été annexée au bail, elle fixe l'abattement ; à défaut, le juge l'apprécie.
Jamais plus que la dette
Si les dégradations dépassent le dépôt, vous gardez le dépôt et réclamez le surplus au locataire, au besoin en justice.
Le nouveau bailleur rend le dépôt
En cas de vente, de donation ou de succession, la restitution incombe au nouveau bailleur ; une clause contraire de l'acte n'a d'effet qu'entre l'ancien et le nouveau propriétaire (article 22).
En copropriété, la provision de 20 %
Le locataire part en mars, le syndic arrêtera les comptes de l'immeuble à l'automne : vous ne savez pas encore ce qu'il doit au titre des charges. Dans un immeuble collectif, l'article 22 vous autorise à faire un arrêté des comptes provisoire et à conserver une provision justifiée, plafonnée à 20 % du dépôt, jusqu'à l'arrêté annuel des comptes.
La régularisation définitive et la restitution du solde se font dans le mois qui suit l'approbation définitive des comptes de l'immeuble. Les parties peuvent aussi convenir à l'amiable de tout solder immédiatement. Cette provision ne couvre que les charges, jamais les dégradations, et le reste du dépôt suit le délai normal d'un ou deux mois.
Le jour de la sortie, demandez la nouvelle adresse et faites-la écrire sur l'état des lieux. Si le retard résulte de son absence, la majoration n'est pas due, mais le décompte sera plus difficile à envoyer. Et rendez le solde dans les temps, même si une facture manque encore : c'est le retard qui coûte, pas la pièce envoyée quinze jours après. Pour le décompte lui-même, voyez le guide de l'état des lieux de sortie.
Le courrier de restitution du dépôt de garantie, et le modèle
Le courrier accompagne le virement ou le chèque. C'est lui qui date la restitution et qui montre, ligne par ligne, d'où vient le solde.
Ce qu'il contient
Le montant du dépôt versé, le détail de chaque retenue avec son justificatif (devis, facture, relevé de compte, provision pour charges), le solde restitué, son mode de paiement et sa date. Joignez les pièces : un solde sans justificatif est contestable.
Comment l'envoyer
De préférence en recommandé avec avis de réception, à la nouvelle adresse du locataire, pour prouver la date de restitution et le respect du délai d'un ou deux mois.
La mise en demeure
Le locataire qui n'a pas reçu son solde réclame d'abord par lettre recommandée le dépôt et, le cas échéant, la majoration de 10 % par mois de retard commencé.
La conciliation
Il peut ensuite saisir la commission départementale de conciliation, compétente pour les litiges sur le dépôt de garantie, sans frais.
Le juge
À défaut d'accord, le juge des contentieux de la protection tranche. L'action se prescrit par trois ans (article 7-1 de la loi de 1989).
Restitution du dépôt de garantie : deux soldes calculés pas à pas
Deux sorties de locataire calculées avec la méthode du calculateur : délai de date à date depuis la remise des clés, retenues justifiées, provision et majoration. Les montants, les dates et les situations sont des valeurs d'exemple.
Copropriété, comptes de l'année non arrêtés
Location vide en immeuble collectif, loyer hors charges de 750 €, dépôt de 750 €. Clés remises le 12 février 2027. L'état des lieux de sortie relève un nettoyage à faire et une vitre détériorée, chiffrés sur devis et sur facture.
- Dépôt versé : un mois de loyer hors charges750,00 €
- Nettoyage, sur devis− 150,00 €
- Vitre détériorée, sur facture− 95,00 €
- Provision pour charges : 20 % × 750 €− 150,00 €
- Solde : 750 − 150 − 95 − 150355,00 €
- Écarts à l'état des lieux : 12 février + 2 mois12 avril 2027
- À rendre au plus tard le 12 avril 2027355,00 €
État des lieux conforme, solde rendu trop tard
Location vide, loyer hors charges de 680 €, dépôt de 680 €. Clés remises le 8 juin 2027, état des lieux de sortie conforme à l'entrée, nouvelle adresse notée. Le bailleur compte deux mois et restitue le 20 août 2027.
- Retenues justifiées0,00 €
- État des lieux conforme : 8 juin + 1 mois8 juillet 2027
- Période de retard n° 1, commencée le9 juillet 2027
- Période de retard n° 2, commencée le9 août 2027
- Majoration : 680 € × 10 % × 2+ 136,00 €
- Dépôt restant dû680,00 €
- Total dû au locataire le 20 août 2027816,00 €
Dans le premier cas, les 150 € de provision ne couvrent que les charges. Le bailleur régularise et rend ce qui reste dans le mois qui suit l'approbation définitive des comptes de l'immeuble. Si les comptes font apparaître 90 € de charges dues, il rend alors 60 €. Dans le second cas, la majoration n'aurait pas été due si le retard avait résulté de l'absence de nouvelle adresse. Ici, l'adresse figurait sur l'état des lieux : les 136 € s'ajoutent au dépôt.
Les erreurs qui coûtent cher à la restitution du dépôt de garantie
Prendre deux mois quand l'état des lieux est conforme
Si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, le délai est d'un mois à compter de la remise des clés. Il reste d'un mois même si vous retenez un loyer ou des charges impayés.
Retenir une somme forfaitaire
Les sommes retenues doivent être dûment justifiées : un montant réel, rattaché à une dégradation constatée en comparant les états des lieux, ou à une dette précise.
Facturer l'usure normale
La vétusté, usure due au temps ou à l'usage normal, reste à la charge du bailleur. Pour une dégradation, le prix de remise en état se réduit de la part de vétusté, selon la grille annexée au bail s'il y en a une.
Attendre la dernière facture pour rendre le solde
Ce qui doit partir dans le délai, c'est le solde. Un devis suffit à justifier une retenue, et les justificatifs peuvent suivre. Le retard, lui, coûte 10 % du loyer hors charges par mois commencé.
Garder la provision de copropriété pour les dégradations
La provision n'existe qu'en immeuble collectif, jusqu'à l'arrêté annuel des comptes. Elle est plafonnée à 20 % du dépôt et ne couvre que les charges. Le reste du dépôt suit le délai d'un ou deux mois.
Renvoyer le locataire vers l'ancien propriétaire
Après une vente, une donation ou une succession, la restitution incombe au nouveau bailleur. Une clause contraire de l'acte n'a d'effet qu'entre l'ancien et le nouveau propriétaire (article 22).
La preuve se construit à l'entrée
Le dossier de sortie est prêt le jour où le locataire rend les clés.
Des états des lieux comparables
Photos horodatées, signature électronique et comparaison automatique entre l'entrée et la sortie.
Le dépôt suivi en banque
Versement, loyers et restitution rapprochés : vous savez ce que le locataire doit encore.
Les pièces au même endroit
Bail, états des lieux et devis classés par bien, prêts à joindre au décompte.
Restitution du dépôt de garantie : vos questions
Quel est le délai pour rendre le dépôt de garantie ?
Que risque le bailleur qui rend le dépôt en retard ?
Un devis suffit-il pour justifier une retenue ?
Le bailleur peut-il retenir une somme forfaitaire ?
Peut-on retenir l'usure normale du logement ?
Que peut garder le bailleur en copropriété en attendant les comptes ?
Le locataire peut-il ne pas payer son dernier loyer en comptant sur le dépôt ?
Quel est le montant maximal du dépôt de garantie ?
Faut-il envoyer un courrier avec la restitution du dépôt ?
Sources
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, articles 3-2, 7, 22 et 25-6.
- Code civil, article 1731 ; décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 relatif à l'état des lieux.
- Cour de cassation, 3e chambre civile : 3 avril 2001, n° 99-13.668 ; 2 octobre 2007, n° 06-18.142 ; 8 décembre 2009, n° 08-20.340.
Une retenue incontestable
commence par un bon état des lieux.
États des lieux horodatés et comparés, dépôt et loyers rapprochés en banque, documents classés par bien : avec Qalimo, la sortie du locataire se règle sur pièces.
modèle gratuit
Modèle gratuit courrier de restitution du dépôt 2026
Un modèle prêt à compléter, avec le dépôt initial, le détail des retenues justifiées et le solde restitué. À jour 2026, vérifié par un ancien huissier.
à jour 2026
Courrier de restitution du dépôt de garantie
Courrier de restitution du dépôt de garantie, avec ou sans retenue justifiée.