Charges récupérables : ce que le locataire paie, et ce qui reste au bailleur
La liste des charges récupérables est fixée par décret, et elle est limitative : ce qui n'y figure pas reste au bailleur, quelle que soit la clause du bail. Un outil pour classer chaque poste, la liste en huit rubriques et un simulateur de régularisation.
Nicolas Thomas, ancien commissaire de justice, fondateur de QalimoTextes vérifiés le 24 octobre 2026
Les charges récupérables sont les sommes accessoires au loyer que le bailleur peut se faire rembourser par le locataire, sur justification : services liés à l'usage du logement, entretien courant et menues réparations des parties communes, et impositions correspondant à des services dont le locataire profite directement (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). Leur liste est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987. Les autres dépenses, comme la taxe foncière, l'assurance du propriétaire, les honoraires de syndic ou les gros travaux, restent à la charge du bailleur.
- La liste
- Huit rubriques au décret : ce qui n'y figure pas n'est pas récupérable.
- Les provisions
- Payées chaque mois, puis régularisées une fois par an sur les dépenses réelles.
- La preuve
- Décompte par nature de charges, justificatifs consultables six mois.
- Le risque
- Une charge indue se rembourse, dans les trois ans qui suivent la régularisation.
Le dossier type : un bailleur de bonne foi qui reporte sur son locataire la totalité de l'appel de charges du syndic, ravalement et honoraires compris, pendant trois ans. Le jour où le locataire demande les justificatifs, tout est à rembourser. Le décret de 1987 ne se négocie pas : un poste y est, ou il n'y est pas.
Nicolas Thomas, ancien commissaire de justice
Ce poste est-il récupérable ?
Tapez une ligne de votre appel de charges : taxe foncière, gardien, ascenseur, espaces verts, ravalement… La réponse renvoie à la rubrique du décret.
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Les 8 rubriques de charges récupérables
Un résumé de l'annexe du décret n° 87-713. Pour chaque équipement, seuls l'énergie, l'exploitation, l'entretien courant et les menues réparations sont récupérables.
Ascenseurs
Électricité, visites périodiques, nettoyage et graissage, dépannage sans fourniture de pièces, petit matériel, menues réparations de la cabine et des paliers.
Eau et chauffage collectifs
Eau froide et chaude, taxes et redevance d'assainissement, combustible et énergie, entretien courant de la chaufferie, ramonage des chaudières, relevé des compteurs, menues réparations.
Installations individuelles
Alimentation commune en combustible, réglages, dépannage, contrôle des chauffe-eau électriques et des groupes de sécurité, menues réparations.
Parties communes intérieures
Électricité, produits d'entretien, sel, minuterie, tapis, menues réparations des appareils de propreté, ménage (frais de personnel).
Espaces extérieurs
Électricité, carburant, fournitures et plantes de remplacement, tonte, désherbage, arrosage, sable des bacs, peinture et menues réparations des bancs et jeux.
Hygiène
Sacs, désinsectisation, désinfection, vidange des fosses d'aisances, entretien des appareils de conditionnement des ordures, élimination des rejets (personnel).
Équipements divers
Énergie et entretien de la ventilation mécanique, ramonage des conduits de ventilation, portes automatiques ou codées, interphones.
Impositions
Taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères (hors frais de gestion), taxe de balayage. Le droit de bail, encore cité, est supprimé depuis 2001.
Le gardien et l'employé d'immeuble
Un gardien qui assure à la fois l'entretien des parties communes et l'élimination des rejets est récupérable à 75 % de sa rémunération et des charges sociales et fiscales, à 40 % s'il n'assure que l'une des deux tâches. Un employé d'immeuble chargé de l'une ou l'autre l'est en totalité. Le salaire en nature, les indemnités de licenciement ou de départ et la mutuelle prise en charge par l'employeur ne sont jamais récupérables.
Ce qui reste au bailleur
La taxe foncière (hors taxe d'ordures ménagères), l'assurance du propriétaire, les honoraires du syndic et de gestion, la cotisation au fonds de travaux, les grosses réparations et les remplacements d'équipements. Un remplacement n'est assimilable à une menue réparation que s'il ne coûte pas plus qu'elle.
Régularisation des charges : le solde de l'année
Comparez les provisions versées aux charges récupérables réelles, gardien compris au bon pourcentage. Le simulateur donne le solde et une provision ajustée.
Simulation indicative, pour un lot. Gardien : 75 % s'il assure l'entretien des parties communes et l'élimination des rejets, 40 % pour une seule de ces tâches, totalité pour un employé d'immeuble (article 2 du décret n° 87-713). Régularisation tardive : article 23 de la loi du 6 juillet 1989.
Provisions et régularisation : ce que la loi impose
Des provisions justifiées
Leur montant s'appuie sur les résultats de la dernière régularisation et, en copropriété ou si le bailleur est une personne morale, sur le budget prévisionnel.
Une régularisation par an
Les provisions sont comparées chaque année aux dépenses récupérables réelles.
Le décompte un mois avant
Par nature de charges, avec le mode de répartition dans un immeuble collectif, et une note sur le chauffage et l'eau chaude collectifs le cas échéant.
Les pièces pendant six mois
À compter de l'envoi du décompte, les justificatifs restent à la disposition du locataire.
Le récapitulatif sur demande
Le locataire peut demander le récapitulatif des charges du logement, par courrier ou par voie électronique.
En retard, par douzièmes
Si la régularisation intervient après la fin de l'année civile qui suit, le locataire peut payer le solde par douzièmes.
Ne recopiez jamais l'appel de fonds du syndic. Partez du relevé annuel des dépenses, rayez ligne par ligne ce qui n'est pas au décret, et gardez la trace de ce tri. Une charge indue se rembourse dans les trois ans qui suivent la régularisation, et c'est en général le jour où vous réclamez un solde que le locataire demande à voir les pièces. Le guide de la régularisation des charges détaille la méthode.
Charges récupérables : deux régularisations calculées
Un tri de relevé de syndic, puis un gardien et une régularisation tardive. Les montants, les logements et les dates sont des valeurs d'exemple, calculées avec la même méthode que le simulateur.
Le relevé annuel d'un T2
Copropriété avec ascenseur, provision de 60 € par mois
- Eau froide et eau chaude, rubrique II260 €
- Contrat d'entretien de l'ascenseur, rubrique I120 €
- Ménage et électricité des parties communes, rubrique IV225 €
- Taxe d'ordures ménagères hors frais de gestion, rubrique VIII150 €
- Honoraires du syndic, assurance de l'immeuble, fonds de travaux375 €, au bailleur
- Charges récupérables, contre 720 € de provisions (60 × 12)755 €
- Provision ajustée : 755 / 12, arrondi à l'euro supérieur63 € par mois
- Solde à demander au locataire35 €
Un gardien et un décompte tardif
Charges de 2025 régularisées en février 2027, provision de 100 € par mois
- Charges récupérables hors gardien1 080 €
- Coût du gardien pour le lot, hors salaire en nature, indemnités et mutuelle750 €
- Il assure le ménage seul : 750 × 40 %300 €
- Charges dues : 1 080 + 3001 380 €
- Provisions versées : 100 × 121 200 €
- Régularisation après la fin de 2026, l'année civile suivantedouzièmes sur demande
- Solde à payer : 180 €, ou 180 / 1215 € par mois
Si le gardien du second exemple assurait aussi l'élimination des rejets, la part récupérable passerait à 75 %, soit 562,50 €. Le solde monterait à 442,50 €, plus de 20 % des provisions, seuil à partir duquel le simulateur invite à relever la provision mensuelle. La nouvelle provision s'appuie sur les résultats de cette régularisation et, en copropriété, sur le budget prévisionnel. Dans les deux cas, le décompte par nature de charges part un mois avant la régularisation, avec le mode de répartition, et les justificatifs restent consultables six mois après son envoi.
Les six erreurs qui font rembourser des charges
Recopier l'appel de fonds du syndic
L'appel de fonds mélange charges récupérables, honoraires et travaux. Partez du relevé annuel des dépenses et rayez ligne par ligne ce qui ne figure pas au décret n° 87-713.
Refacturer la taxe foncière entière
La taxe foncière est un impôt du propriétaire. Seule la taxe d'enlèvement des ordures ménagères est récupérable, sans les frais de gestion de la fiscalité locale.
Compter sur une clause du bail pour élargir la liste
La liste du décret est limitative. Une dépense qui n'y figure pas reste au bailleur, même si le bail prévoit le contraire. Seuls des accords collectifs locaux peuvent y déroger.
Refacturer le remplacement de la chaudière collective
Combustible, réglages et ramonage sont récupérables. Un équipement neuf ne l'est pas, sauf si son remplacement ne coûte pas plus qu'une menue réparation.
Appliquer 75 % à un gardien qui ne fait que le ménage
75 % suppose l'entretien des parties communes et l'élimination des rejets. Pour une seule de ces tâches, la part récupérable tombe à 40 %.
Refacturer le contrôle technique de l'ascenseur
Le contrat d'entretien est récupérable : visites périodiques, petites pièces, dépannage. Le contrôle technique, contrôle réglementaire exclu par le décret, et les travaux de modernisation restent au bailleur.
Provisions, charges, solde : tout est déjà rangé
La régularisation n'est difficile que lorsqu'il faut tout reconstituer en fin d'année.
Loyers et provisions distingués
Chaque encaissement et chaque appel de charges rapprochés automatiquement.
Des quittances détaillées
Loyer et provisions sur des lignes séparées, comme l'exige l'article 21 de la loi de 1989.
Les pièces au même endroit
Relevés du syndic et factures classés par bien, prêts à être montrés pendant six mois.
Charges récupérables : vos questions
Qu'est-ce qu'une charge récupérable ?
La liste des charges récupérables est-elle limitative ?
La taxe foncière est-elle récupérable sur le locataire ?
Quelle part du salaire du gardien est récupérable ?
Les honoraires du syndic sont-ils récupérables ?
Comment se fait la régularisation des charges ?
Que se passe-t-il si la régularisation est faite en retard ?
Le locataire peut-il récupérer des charges payées à tort ?
Sources
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 23 (version en vigueur depuis le 1er juillet 2021) et article 7-1.
- Décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixant la liste des charges récupérables, article 2 et annexe.
Une régularisation juste
se prépare toute l'année.
Loyers et provisions rapprochés, quittances détaillées, justificatifs classés par bien : avec Qalimo, la régularisation se fait sur des chiffres déjà propres.