Gestion courante
Régularisation des charges locatives : règles et modèle
Chaque année, les provisions versées par le locataire doivent être comparées aux dépenses réelles. Décompte par nature de charges, justificatifs, prescription de trois ans : la méthode et le modèle de courrier, vérifiés par un ancien huissier de justice.
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Rédigé par un ancien huissier
À jour de l'article 23 (loi de 1989)
Bail vide et meublé
Cofondateur de Qalimo. La régularisation est simple sur le principe et piégéeuse en pratique : on récupère une charge qui n’est pas récupérable, on oublie de joindre les justificatifs, on laisse filer la prescription. Je vous montre ce que vous pouvez récupérer, dans quels délais, et le courrier qui tient.
Sources : article 23 de la loi du 6 juillet 1989
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Modèle gratuit courrier de régularisation des charges 2026
Un modèle prêt à compléter, avec le décompte par nature de charges, le total des provisions, le solde et la mention des justificatifs. À jour 2026, vérifié par un ancien huissier.
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Courrier de régularisation des charges
Courrier de régularisation annuelle des charges locatives à adresser au locataire.
La régularisation des charges en bref
Une fois par an, obligatoire
Dès que le locataire verse des provisions, l'article 23 impose une régularisation au moins annuelle, en comparant les provisions encaissées aux dépenses réelles.
Une liste limitative
Seules les charges listées par le décret du 26 août 1987 sont récupérables. Une dépense absente de cette liste ne se récupère jamais, même si le bail la prévoit.
Un décompte justifié
Le décompte par nature de charges se communique un mois avant, et les pièces justificatives restent à disposition six mois. Un simple montant global ne suffit pas.
Provisions et régularisation : le principe
Dans la plupart des baux, le locataire verse chaque mois une provision pour charges, une estimation fondée sur les dépenses de l'année précédente ou sur le budget prévisionnel de la copropriété. Une provision reste une avance.
Une fois les comptes de l'année arrêtés (décompte du syndic, factures d'eau, taxe d'enlèvement des ordures ménagères), l'article 23 impose de comparer les provisions encaissées aux dépenses réellement engagées et de régulariser au moins une fois par an. Attention : si le bail prévoit un forfait de charges (fréquent en meublé), il n'y a ni régularisation ni remboursement.
Les charges récupérables sur le locataire
La liste des charges récupérables est fixée par le décret n°87-713 du 26 août 1987. Elle est limitative : tout ce qui n'y figure pas reste à la charge du bailleur.
- L'eau (froide, chaude, entretien des compteurs)
- Le chauffage collectif et son entretien courant
- L'électricité des parties communes
- L'entretien de l'ascenseur
- La taxe d'enlèvement des ordures ménagères
- L'entretien des espaces verts et des parties communes
La taxe d'enlèvement des ordures ménagères mérite une attention particulière : elle est récupérable, mais seulement sur présentation de l'avis de taxe foncière et pour le montant réellement appelé.
Les deux erreurs que je vois le plus souvent : faire passer un remplacement d'équipement (chaudière collective) pour de l'entretien récupérable, et glisser les honoraires du syndic dans les charges parce qu'ils figurent sur le décompte de copropriété. Le décompte du syndic mélange charges récupérables et non récupérables : c'est à vous de faire le tri, ligne par ligne.
Décompte, justificatifs et délais
L'article 23 encadre précisément la transmission de la régularisation.
Un mois avant la régularisation, le bailleur communique au locataire le décompte par nature de charges et, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre locataires. Pendant six mois à compter de l'envoi de ce décompte, les pièces justificatives (factures, contrats, relevés du syndic) sont tenues à disposition du locataire, qui peut les consulter. Depuis 2015, le récapitulatif peut être transmis par voie dématérialisée à la demande du locataire.
Un montant global du type « régularisation charges : 350 € » sans détail n'est pas conforme. Le locataire doit pouvoir comparer, comprendre et, le cas échéant, contester.
La prescription de trois ans
Toute action dérivant du bail se prescrit par trois ans (article 7-1 de la loi de 1989). Le bailleur dispose de trois ans pour réclamer un solde de charges ; le locataire du même délai pour demander la restitution d'un trop-perçu.
Aucun texte ne sanctionne directement l'absence de régularisation. Mais tant que vous n'avez pas régularisé, la prescription ne court pas contre le locataire (Cour de cassation, 3e chambre civile, 9 novembre 2017). En cas de régularisation tardive, le locataire peut demander à régler le solde par douzièmes. Mieux vaut régulariser chaque année, justificatifs à l'appui.
Rédiger le courrier de régularisation
Le courrier accompagne le décompte. Il doit rappeler la période concernée, le total des provisions versées, le total des dépenses récupérables, le solde (complément dû ou trop-perçu à rembourser), et signaler la mise à disposition des justificatifs.
La lettre recommandée avec accusé de réception est conseillée : elle date l'envoi du décompte, point de départ du délai de six mois de consultation des pièces. Joindre le décompte détaillé par nature de charges est indispensable.
Qalimo suit les provisions encaissées, calcule le solde à partir de vos dépenses réelles et génère le décompte par nature de charges, prêt à envoyer. Accompagné par un ancien huissier de justice.
Tout sur la régularisation des charges
Les questions que les bailleurs se posent avant de régulariser.
La régularisation des charges est-elle obligatoire ?
Oui, dès que le locataire verse des provisions pour charges. L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose une régularisation au moins annuelle, en comparant les provisions encaissées aux dépenses réelles récupérables. Seul le forfait de charges, fréquent en meublé, échappe à cette obligation.
Quelles charges le bailleur peut-il récupérer ?
Uniquement les charges listées par le décret n°87-713 du 26 août 1987 : eau, chauffage collectif, électricité des parties communes, entretien de l'ascenseur, taxe d'enlèvement des ordures ménagères, entretien des espaces verts, etc. Cette liste est limitative : une dépense qui n'y figure pas ne se récupère jamais, même si le bail la prévoit.
Quel délai pour réclamer un solde de charges ?
Trois ans. L'article 7-1 de la loi de 1989 soumet toute action dérivant du bail à une prescription de trois ans. Le bailleur dispose de trois ans pour réclamer un solde, le locataire du même délai pour demander la restitution d'un trop-perçu.
Faut-il joindre les justificatifs ?
Le décompte par nature de charges se communique un mois avant la régularisation. Les pièces justificatives (factures, contrats, relevés du syndic) doivent ensuite être tenues à la disposition du locataire pendant six mois à compter de l'envoi du décompte. Un simple montant global sans détail n'est pas conforme.
Que se passe-t-il si les provisions dépassent les dépenses ?
Le bailleur doit rembourser le trop-perçu au locataire, spontanément. La régularisation n'est pas à sens unique : elle aboutit soit à un complément dû par le locataire, soit à un remboursement en sa faveur.
Peut-on régulariser des charges sur plusieurs années ?
Oui, dans la limite de la prescription de trois ans. Tant que la régularisation n'a pas été faite, la prescription ne court pas contre le locataire (Cass. 3e civ., 9 novembre 2017). En cas de régularisation tardive, le locataire peut demander à régler le solde par douzièmes.
Le forfait de charges se régularise-t-il ?
Non. Le forfait de charges, autorisé notamment en location meublée, est une somme fixe non régularisable : il ne donne lieu ni à complément ni à remboursement, sauf clause contraire. Seules les provisions pour charges font l'objet d'une régularisation annuelle.
Comment rédiger le courrier de régularisation ?
Rappelez la période concernée, le total des provisions versées, le total des dépenses récupérables, le solde (complément ou trop-perçu) et la mise à disposition des justificatifs. Joignez le décompte détaillé par nature de charges et envoyez en recommandé pour dater le point de départ du délai de consultation.